Podróże zagraniczne

Informacje ogólne:

  • Zlecenie zakupu biletu
  • Zlecenie zakupu biletu tanią linią
  •  Wytyczne dotyczące zakupu biletów w podróży zagranicznej, formularze: http://bwz.uw.edu.pl/whynottravel/ 
  • zakupu biletu nie można dokonywać w biurze podróży;
  • nie dopuszcza się płatności za zakup biletów ze środków własnych osoby wyjeżdżającej
  • Wnioski wyjazdowe należy złożyć w sekcji finansowej Wydziału Archeologii (pok. 119, 118a)
  • Urlop naukowy – Dziekanat Wydziału Archeologii UWAGA NOWY!
  • Rozliczenie wyjazdu – informacje do rozliczenia należy wysłać na email: Rozliczenia@adm.uw.edu.pl  (pozostałe informacje w Kwesturze Kwestura UW-Sekcja Obrotu Zagranicznego)
  • Ubezpieczenie (dla pracowników, studentów). W celu przystąpienia do ubezpieczenia należy przesłać zgłoszenie e-mailem  na adres: podroze.sluzbowe@uw.edu.pl . Zgłoszenie powinno zawierać: imię i nazwisko, dzień wyjazdu i dzień powrotu do kraju, kraj docelowy wyjazdu oraz nieobowiązkowo dane osoby uposażonej w przypadku śmierci ubezpieczonego (imię i nazwisko oraz stopień pokrewieństwa). Wymagany jest zaakceptowany wniosek wyjazdowy jako załącznik.
  • Dla osób spoza UW:  Wzór zobowiązania UW do sfinansowania kosztów poniesionych przez osoby niebędące pracownikami, doktorantami i studentami UW w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego (dla emerytów i osób spoza UW).
  • Dla osób spoza UW: Porozumienie o wolontariacie  w przypadku realizowania wyjazdu bez kosztów wynagrodzeń i stypendium, tj. w ramach wolontariatu
  • Podróż samochodem (umowa, ewidencja przebiegu pojazdu  – formularze i wzór umowy w osobnej zakładce
  • Podpis elektroniczny – na dokumentach wyjeżdżający może złożyć podpis elektroniczny  w  wyznaczonych miejscach (uwaga: na wniosku dwa).

 

Informacje szczegółowe:

Zakup biletów

  • Zlecenie zakupu biletu: Uwaga: nowe  (od dni 18. grudnia 2023) wytyczne dotyczące zakupu biletów w podróży zagranicznej, formularze: http://bwz.uw.edu.pl/whynottravel/ 
  • zakupu biletu nie można dokonywać w biurze podróży;
  • nie dopuszcza się płatności za zakup biletów ze środków własnych osoby wyjeżdżającej
  • Diety

Wyliczenie przysługujących diet (szczegółowe zasady znajdują się w Zarządzeniu nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia “Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz o trybie ich rozliczania”. :

Stawki obowiązujące od 29 listopada 2022:

http://bob.uw.edu.pl/diety_zagraniczne/

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
1) śniadanie – 15% diety;
2) obiad – 30% diety;
3) kolacja – 30% diety

Warunki, w tym rodzaj i wysokość świadczeń przysługujących studentom
i doktorantom oraz innym osobom niebędącym pracownikami UW, wyjeżdżających za granicę w ramach wykonywania zadań Uniwersytetu, ustalają osoby wymienione w § 7 Zarządzenia Rektora nr 28.

Wyjazdy zagraniczne finansowane z zewnętrznych źródeł w ramach
programów, projektów i porozumień międzynarodowych i krajowych, realizowane są zgodnie zasadami dla nich przewidzianymi (dotyczy to m.in. programu Erasmus oraz programów finansowanych z funduszy Unii Europejskiej)

Wyjeżdżający może otrzymać ryczałt (tzw. dieta dojazdowa) na pokrycie
kosztów dojazdu z dworca i do dworca w miejscowości docelowej za granicą oraz w innej miejscowości, w której delegowany korzystał z noclegu.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej przysługuje
ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.

Za nocleg przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem
hotelowym (fakturą), w granicach limitów określonych w rozporządzeniu o którym mowa w § 3 ust. 1.
Rachunek hotelowy (faktura) powinien być wystawiony na Uniwersytet
Warszawski, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa.

W przypadku nieprzedłożenia rachunku za nocleg przysługuje ryczałt
w wysokości 25% limitu diety hotelowej określonej dla danego kraju. Ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu oraz gdy Wyjeżdżającemu zapewniono bezpłatny  nocleg, lub gdy został on sfinansowany w ramach opłaty konferencyjnej.

Informacje szczegółowe: strona Biura Współpracy z Zagranicą UW

Ubezpieczenie

  • Ubezpieczenie na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej)

Pracownicy i studenci UW, którzy są delegowani / kierowani z UW za granicę mogą na okres wyjazdu, przystąpić do ubezpieczenia Kosztów Leczenia i Assistance za granicą w Towarzystwie Ubezpieczeń Wzajemnych Polski Zakład Ubezpieczeń Wzajemnych (TUW PZUW), na podstawie polisy otwartej (obrotowej) numer JQ1 023E0038.
Koszt składki ubezpieczeniowej ponosi w takim przypadku Uniwersytet Warszawski.

W celu przystąpienia do ubezpieczenia należy przesłać zgłoszenie e-mailem  na adres: podroze.sluzbowe@uw.edu.pl

Zgłoszenie powinno zawierać: imię i nazwisko, dzień wyjazdu i dzień powrotu do kraju, kraj docelowy wyjazdu oraz nieobowiązkowo dane osoby uposażonej w przypadku śmierci ubezpieczonego (imię i nazwisko oraz stopień pokrewieństwa). Należy załączyć zaakceptowany wniosek wyjazdowy.

Informacja na temat ubezpieczenia w TUW PZUW
Ogólne warunki ubezpieczenia

Osoby delegowane / kierowane z UW za granicę, mogą dodatkowo zakupić  ubezpieczenie NNW, OC i Bagażu w STU ERGO Hestia SA. według zasad poniżej jak dla osób nie delegowanych z UW.

Zaliczka i rozliczenie wyjazdu zagranicznego

  • Wypłata gotówki – w polu przeznaczonym na numer konta proszę wpisać EWG (Elektroniczna Wypłata Gotówkowa) i oddział banku Millennium;
  • Ponadto, w związku z tym, że nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu, jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet [→http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne/]. Uwaga noty powinny być wystawiana dla każdego projektu/źródła finansowania osobno.
  • Obieg dokumentów wniosek i rozliczenie:  informacja Kwestury UW 
  • Rozliczenie wyjazdu – e-mail do : rozliczenia@adm.uw.edu.pl
  • Kontakt z Kwesturą  Sekcja Obrotu Zagranicznego Kwestura UW 

Niezbędne dokumenty:

PRACOWNIK UW, STUDENT, DOKTORANT

OSOBY SPOZA UW

  • zakupu biletu nie można dokonywać w biurze podróży;
  • nie dopuszcza się płatności za zakup biletów ze środków własnych osoby wyjeżdżającej
  • Nie można dokonywać zakupu kartą służbową

Dokumenty wyjazdowe składane w Sekcji Finansowej Wydziału Archeologii. p. 119 lub 103a – kontakt e-mail: wa.fiansne@uw.edu.pl

 

Usługi wizowania

Wiza – zlecenie usługi wizowania

Środki podróży

Podróż samolotem

http://bwz.uw.edu.pl/zakup-biletow/

Podróż pociągiem lub autobusem

  • Na podstawie złożonego wniosku o oddelegowanie, na konto osoby wyjeżdżającej (pracownika) może zostać przelana zaliczka na pokrycie kosztów biletu.
  • Bilet kolejowy można zakupić w kasach  lub on line, wówczas faktura będzie wystawiona zgodnie z danymi wprowadzonymi do systemu rezerwacji.

Zakup biletu przez Internet

Bilety kolejowe relacji krajowej można kupić za pomocą systemu internetowej sprzedaży biletów e-IC przez stronę PKP Intercity.
Przez Internet można zakupić bilety jednorazowe na przejazd na odległość powyżej 50 km, na wszystkie pociągi Express InterCity (EIC) oraz Twoich Linii Kolejowych (TLK).
Przed dokonaniem zakupu należy utworzyć własne konto, wypełniając formularz rejestracyjny online.
Za elektroniczny bilet kolejowy można zapłacić kartą (systemy Visa, Meastro, MasterCard) lub przelewem online.
W trakcie zakupu można „poprosić system” o wystawienie faktury VAT i przysłanie jej drogą elektroniczną lub pocztą.

Jakie są zasady wydawania faktur do biletów kolejowych?

Bilet jednorazowy na przejazd koleją wystawiony w pociągu, kasie stacjonarnej lub biletomacie jest jednocześnie fakturą, jeśli zawiera:
•     numer i datę wystawienia,
•     imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
•     numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
•     informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
•     kwotę podatku,
•     kwotę należności ogółem.
W konsekwencji taki bilet stanowi dokument fiskalny potwierdzający sprzedaż oraz uprawniający do odliczenia VAT.  Wystawianie dodatkowych faktur do takich dokumentów nie jest prawnie dopuszczalne.
Należy pamiętać, że odmienne zasady mogą jednak dotyczyć biletów internetowych. Informacje o tym, czy stanowią one fakturę lub w jaki sposób można ją uzyskać zawarte są zwykle w regulaminach poszczególnych serwisów sprzedaży.
W przypadku potrzeby uzyskania faktury VAT do biletu zakupionego w elektronicznym systemie sprzedaży zapoznaj się z treścią jego regulaminu lub skontaktuj się z usługodawcą.
Podstawa prawna:
•    rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 17 czerwca 2021 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1105);
•    § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485, z późn. zm.)

 

Podróż samochodem- dokumenty

Informacje dodatkowe:

Zarządzenie nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia “Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz o trybie ich rozliczania”.

Zarządzenie nr 22 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 20 kwietnia 2012 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji o szczegółowych zasadach regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz o trybie ich rozliczania – [aktualny wniosek wyjazdowy].

Uwaga:

Zgodnie z ww. Zarządzeniem (par. 7):

4. Akceptację wyjazdu należy poprzedzić analizą jej celowości i kosztów,
zakresu świadczeń strony zagranicznej (zapraszającej) oraz możliwości finansowych Uniwersytetu Warszawskiego i jednostki organizacyjnej.

Uwaga: jeśli zaliczka na wyjazd dotyczy usług i zakupów w celu realizacji projektu proszę załączyć preliminarz z opisem kosztów: ich celowości związanej z realizowanym projektem ( np. poprzez odniesienie do punktu budżetu.

Wyjazd grupy osób (projekt, ćwiczenia terenowe):

Jeśli koszty dotyczą kilku osób, proszę na preliminarzu zaznaczyć kogo dotyczą i kto będzie osobą rozliczającą. Do rozliczenia proszę dołączyć informację kto pokrywał koszty grupy i dla kogo ma być dokonany zwrot i z jakiego źródła finansowania.

5. W przypadku wyjazdów w ramach realizacji projektów (BST, grantów,
strukturalnych, itd.) wniosek winien być zainicjowany i parafowany przez kierownika projektu.