Podróże krajowe

Krajowe podróże służbowe – informacje ogólne:

Dokumenty należy złożyć w sekcji finansowej

– środki Katedr, doktoranci, ćwiczenia terenowe -pok. 119 lub pok. 103;

– projekty – u poszczególnych opiekunów projektów w sekcji finansowej:
pok. 118a i 119 lub pok. 103.

Niezbędne dokumenty – pracownik i doktorant oraz studenci:

  •  Polecenie wyjazdu służbowego – dla pracowników i doktorantów (dla doktorantów Polecenie wyjazdu)
  • Studenci – opiekun składa preliminarz kosztów z uzasadnieniem kosztów wyjazdu

Niezbędne dokumenty – osoby spoza UW zatrudnione w innych jednostkach budżetowych:

Preliminarz -wyjazd grupy osób (projekt, ćwiczenia terenowe):

Jeśli koszty dotyczą kilku osób, proszę na preliminarzu zaznaczyć kogo dotyczą i kto będzie osobą rozliczającą. Do rozliczenia proszę dołączyć informację kto pokrywał koszty grupy i dla kogo ma być dokonany zwrot i z jakiego źródła finansowania.

W przypadku wyjazdów w ramach realizacji projektów (z subwencji, grantów, itd.) wniosek winien być zainicjowany i parafowany przez kierownika projektu.

Podstawa prawna – diety:

Zaliczka na podróż dla pracownika:

Uwaga: jeśli zaliczka na wyjazd dotyczy usług i zakupów w celu realizacji projektu proszę załączyć preliminarz z opisem kosztów: ich celowości związanej z realizowanym projektem ( np. poprzez odniesienie do punktu budżetu.

Uwaga:  Zaliczka nie może być zatwierdzona do wypłaty, jeżeli występujący o zaliczkę nie rozliczył się z poprzedniej – por. ust. 8 w Zarządzenie nr 15 z 17 kwietnia 2007 (Monitor UW z 2007 r. Nr 4, poz. 233).

ZARZĄDZENIE NR 15 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 17 kwietnia 2007 r. w sprawie zasad wypłat i rozliczeń zaliczek gotówkowych
na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor UW z 2007 r. Nr 4, poz. 233).

Wysokość diety krajowej dla pracowników:

  • dieta w podróży krajowej -od 1 stycznia 2023 – 45 zł;

Na podstawie ww. diety pozostałe koszty będą wynosiły :

  • ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej – 9,00 zł;
  • ryczałt za nocleg, 67,50 zł od 01.01.2023 stanowiący 150% diety;
  • zwrot udokumentowanych kosztów noclegu (faktura) będzie następował w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, tj. 900 zł;
  • Przyjmuje się, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:śniadanie – 25% diety (od 01.2023 – 11,25 zł);obiad – 50% diety (od. 01.01.2023- 22,50 zł);kolacja – 25% diety (od 01.01.2023 – 11,25 zł).
  • Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
    1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
    a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
    b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
    c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;Dieta nie przysługuje:
    1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
  • 2) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Bilety krajowe

Podróż samolotem

Uwaga – umowa z Whynottravel została zakończona w dniu 03.09.2023, uprzejmie proszę o kontakt z sekcją finansową w sprawie zakupu biletów.

Bilet lotniczy komunikacji krajowej należy zakupić, zgodnie z umową przetargową nr DZP-362-106/2019 z dnia 30 kwietnia 2020 r. za pośrednictwem Biura WhyNotTravel.

Podróż pociągiem lub autobusem

  • Na podstawie złożonego wniosku o oddelegowanie, na konto osoby wyjeżdżającej (pracownika) może zostać przelana zaliczka na pokrycie kosztów biletu.
  • Bilet kolejowy można zakupić w kasach  lub on line, wówczas faktura będzie wystawiona zgodnie z danymi wprowadzonymi do systemu rezerwacji. Dane do faktury:  Uniwersytet Warszawski, NIP: 525-001-12-66, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa.

Zakup biletu przez Internet

Bilety kolejowe relacji krajowej można kupić za pomocą systemu internetowej sprzedaży biletów e-IC przez stronę PKP Intercity.
Przez Internet można zakupić bilety jednorazowe na przejazd na odległość powyżej 50 km, na wszystkie pociągi Express InterCity (EIC) oraz Twoich Linii Kolejowych (TLK).
Przed dokonaniem zakupu należy utworzyć własne konto, wypełniając formularz rejestracyjny online.
Za elektroniczny bilet kolejowy można zapłacić kartą (systemy Visa, Meastro, MasterCard) lub przelewem online.
W trakcie zakupu można „poprosić system” o wystawienie faktury VAT i przysłanie jej drogą elektroniczną lub pocztą.

Dane do faktury:  Uniwersytet Warszawski, NIP: 525-001-12-66, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa.

Jakie są zasady wydawania faktur do biletów kolejowych?

Bilet jednorazowy na przejazd koleją wystawiony w pociągu, kasie stacjonarnej lub biletomacie jest jednocześnie fakturą, jeśli zawiera:
•     numer i datę wystawienia,
•     imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
•     numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
•     informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
•     kwotę podatku,
•     kwotę należności ogółem.W konsekwencji taki bilet stanowi dokument fiskalny potwierdzający sprzedaż oraz uprawniający do odliczenia VAT.  Wystawianie dodatkowych faktur do takich dokumentów nie jest prawnie dopuszczalne.
Należy pamiętać, że odmienne zasady mogą jednak dotyczyć biletów internetowych. Informacje o tym, czy stanowią one fakturę lub w jaki sposób można ją uzyskać zawarte są zwykle w regulaminach poszczególnych serwisów sprzedaży. W przypadku potrzeby uzyskania faktury VAT do biletu zakupionego w elektronicznym systemie sprzedaży zapoznaj się z treścią jego regulaminu lub skontaktuj się z usługodawcą.Podstawa prawna:
•    rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 17 czerwca 2021 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1105);
•    § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485, z późn. zm.)

Podróż samochodem – dokumenty