Konferencje. Zapraszanie gości krajowych i zagranicznych

Dokumenty należy złożyć w sekcji finansowej Wydziału Archeologii UW (pok. 118a lub 119)

  • KONFERENCJA – organizacja i preliminarz

Preliminarz kosztów konferencji 

Po wypełnieniu proszę o przekazanie do Sekcji finansowej Wydziału Archeologii

Informacje ogólne – organizacja konferencji i wystaw, wynajem sal na UW

SKŁADKA CZŁONKOWSKA

 

ZAPROSZENIE GOŚCIA KRAJOWEGO I Z ZAGRANICY

Zakup biletu dla gościa (lotniczego, kolejowego lub autobusowego)

Nocleg:

Uwaga: opiekun może pobrać zaliczkę, jeśli poprzednie zaliczki zostały rozliczone

Opis procedury

Zgłoszenie pobytu gościa Uniwersytetu Warszawskiego

Sprawy formalne: przed pobytem gościa należy wypełnić formularz i złożyć do sekcji finansowej (pok. 118a lub 119).

W przypadku gości zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej pobyt rozliczany jest notą zewnętrzną (delegacja jest składania w jednostce macierzystej).

Zaproszenie wypełnia osoba zapraszająca lub opiekun gościa. Na formularzu niezbędna jest akceptacja Dziekana i Pełnomocnika Kwestora. Zaliczka może być pobrana przez opiekuna gościa.

Sekcja finansowa przesyła na tej podstawie informację do BWZ na adres international@uw.edu.pl

Zakwaterowanie

Zakwaterowanie – informacja na stronie BWZ (informacja o zniżkach w obiektach UW i innych hotelach w Warszawie )

Dom gościnny Hera
ul. Belwederska 26/30, 00-594 Warszawa
Zakwaterowanie w tzw. “części doktoranckiej” – tylko za pośrednictwem BWZ.

Dom gościnny Sokrates
ul. Smyczkowa 9, 02-678 Warszawa

Podróż gościa – krajowego lub  z zagranicy

W przypadku rozliczania kosztów podróży obowiązują procedury tak jak dla pracowników UW.

Podróż samolotem

Bilet lotniczy komunikacji krajowej należy zakupić, zgodnie z umową przetargową nr DZP-362-106/2019 z dnia 30 kwietnia 2020 r. za pośrednictwem Biura WhyNotTravel.

Podróż pociągiem lub autobusem

  • Na podstawie złożonego wniosku o oddelegowanie, na konto osoby wyjeżdżającej (pracownika) może zostać przelana zaliczka na pokrycie kosztów biletu.
  • Bilet kolejowy można zakupić w kasach  lub on line, wówczas faktura będzie wystawiona zgodnie z danymi wprowadzonymi do systemu rezerwacji.

Zakup biletu przez Internet

Bilety kolejowe relacji krajowej można kupić za pomocą systemu internetowej sprzedaży biletów e-IC przez stronę PKP Intercity.
Przez Internet można zakupić bilety jednorazowe na przejazd na odległość powyżej 50 km, na wszystkie pociągi Express InterCity (EIC) oraz Twoich Linii Kolejowych (TLK).
Przed dokonaniem zakupu należy utworzyć własne konto, wypełniając formularz rejestracyjny online.
Za elektroniczny bilet kolejowy można zapłacić kartą (systemy Visa, Meastro, MasterCard) lub przelewem online.
W trakcie zakupu można „poprosić system” o wystawienie faktury VAT i przysłanie jej drogą elektroniczną lub pocztą.

UWAGA: każdy bilet jednorazowy na przejazd koleją normalnotorową na odległość nie mniejszą niż 50 km, zakupiony w kasie kolejowej, jest fakturą. Do takich biletów nie są wystawiane faktury VAT.

 

Rozliczenie pobytu

Rozliczenie z podpisami gościa składane jest w sekcji finansowej Wydziału Archeologii pok. 118a lub 119:

Zaliczka dla opiekuna gościa:

Uwaga:  Zaliczka nie może być zatwierdzona do wypłaty, jeżeli występujący o zaliczkę nie rozliczył się z poprzedniej (dotyczy to także zaliczek pobranych na inny cel) –  por. ust. 8 w Zarządzenie nr 15 z 17 kwietnia 2007 (Monitor UW z 2007 r. Nr 4, poz. 233).

Podstawa prawna:

ZARZĄDZENIE NR 15 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 17 kwietnia 2007 r. w sprawie zasad wypłat i rozliczeń zaliczek gotówkowych
na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor UW z 2007 r. Nr 4, poz. 233).

Zgłoszenie pobytu gościa Uniwersytetu Warszawskiego stanowi załącznik do zarządzenia nr 11 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 6 lutego 2019 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 130 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 12 grudnia 2018 r. w sprawie Regulaminu przyjmowania gości na Uniwersytecie Warszawskim oraz finansowania kosztów ich pobytu (M.2019.27.Zarz.11)